Premessa

Settembre 2001 - Questa guida è rivolta ai neofiti del wordProcessor (WP) di casa Microsoft.
Ci scuseranno i nostri utenti esperti - meglio definiti con il termine power user - per il carattere semplicistico e per i termini non troppo tecnici. Ci auguriamo che l'impostazione amichevole e discorsiva della guida faciliti l'apprendimento di chi si è affacciato solo da poco tempo al mondo dell'Office Automation.

L'assistente Microsoft cita testualmente: "È possibile utilizzare la stampa unione per creare lettere tipo, etichette di indirizzi, buste o cataloghi…."

Quando effettivamente conviene utilizzare la stampa unione? Si può dire che è comodo avere un documento in Stampa Unione (indicata anche come SU) quando risulta necessario produrre un documento-tipo da modificare solo in alcune parti. Il classico esempio è la lettera inviata a destinatari diversi.
Ma fermarsi qui con la descrizione delle utilità della SU può sembrare riduttivo.
Quando sarete esperti nell'utilizzo di questo strumento potrete realizzare documenti dinamici che interagiscono anche con i fogli di lavoro Excel, il tutto supportato da formule per la gestione dei dati del documento principale.
Lo vedremo in seguito!

Cos'è la Stampa unione 1

Bene, cominciamo!

Se durante la lettura di questa guida, sarete sopraffatti dallo sconforto per le difficoltà che incontrerete, sappiate che anni fa la Stampa Unione (in passato MailMerge o Fusione) non era così splendidamente automatizzata: realizzare un semplice documento in fusione era un tantino più complesso.

In questa prima lezione ci limiteremo a descrivere teoricamente la funzione di Stampa Unione.
Mi dispiace, ma una piccola premessa teorica è fondamentale.

La Stampa Unione consiste nella generazione di un documento di stampa (o, se vogliamo, di un file da archiviare) il cui contenuto è costituito dall'unione di due documenti diversi:
il documento principale e l'origine dati.

Il documento principale deve essere necessariamente un documento Word:

a) creato ex novo in fase di preparazione della Stampa Unione

oppure

b) precedentemente predisposto per lo scopo.

In pratica si tratta di un normalissimo documento di word che dovrà ospitare le informazioni per il prelievo dei dati dal file di origine dati.

L'origine dati è un documento Word - ma può anche essere un foglio di lavoro Excel - che contiene i dati che saranno uniti nel documento principale (es. cognome, nome, indirizzo, ecc.)

Vediamo come, grazie alla Stampa Unione, i due documenti possono dialogare per produrre il risultato finale.

Nel nostro esempio,

"Lettera ai collaboratori.doc" sarà il documento principale.

"Elenco collaboratori.doc" sarà l'origine dati

"Lettera ai collaboratori.doc"

come vedete non è altro che una comunicazione da inviare… a chi?

In effetti troviamo <<DESTINATARIO>> nella voce dove avremmo dovuto inserire il nome del destinatario della missiva. Analogamente troviamo anche <<VIA>>, <<CITTA>> e <<DATA>> negli spazi destinati all'indirizzo ed alla data di convocazione.

Beh, tutto ciò esige una spiegazione, ma prima diamo un'occhiata al documento
"Elenco collaboratori.doc"

Si tratta di una semplice tabella contenente una intestazione (DESTINATARIO, VIA, ecc.) composta da quattro campi e da tre record. Record? Si, sono le righe della tabella.

Ogni riga contiene una unità d'informazione. Nel record 1 troviamo i dati relativi al sig...DESTINATARIO, VIA, CITTA e DATA
No!, quella è l'intestazione della tabella ed ogni voce presente in questa riga contiene un nome di campo. Nel record 1 - seconda riga -, dicevamo, troviamo i dati relativi al destinatario: Rossi Mario (VIA) Privata, 1 (CITTA) BOLOGNA, (DATA) 10/12/2001.

Torniamo alla nostra spiegazione precedentemente interrotta.

Cominciamo a capirci qualcosa: intanto notiamo che le intestazioni della tabella nel documento "Elenco collaboratori.doc", sono uguali ai nomi presenti nel documento principale "Lettera ai collaboratori.doc" (DESTINATARIO, VIA, CITTA, DATA).
Prima traccia!